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档案*质量管理的含义和特点

　　所谓档案*质量管理就是单位*档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和****技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提****案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

　　1、全体人员参加。档案*质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的*、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

　　2、全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

　　3、科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提****案质量和档案工作管理水平。

解决和改进档案质量问题的步骤

　　档案现状不容乐观。有的单位*对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不争钱；档案管理人员没有经过系统的****知识的培训；档案管理的*硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》《档案保管期限表》。

　　1、分析现状，找出档案存在的质量问题。首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

　　2、分析产生档案质量问题的主要原因。

　　3、找出影响档案质量的各种因素。

　　4、针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。

　　5、*实施解决和改进档案质量的措施或计划。

　　6、同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

　　7、总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，****再次发生类似的问题。

　　8、对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从****步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

慎选电子文件归档方法与移交途径

　　电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

　　1、建立电子文件网络归档*系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档*子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过*系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

　　2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集*一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

　　必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积****参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。